1 GENERALIDADES.
PREMIER ACCOUNTING S.A.S., con sede en Bogotá, es la entidad responsable de sus datos personales, obtenidos a través de sus operaciones comerciales y almacenados en nuestra base de datos. En esta Política de Tratamiento de la Información, PREMIER ACCOUNTING S.A.S. y sus empresas relacionadas se referirán como «PREMIERA», mientras que nuestros clientes, suscriptores, colaboradores y otros se denominarán «CLIENTES Y/O USUARIOS».
2. SOBRE SUS DATOS PERSONALES.
Para utilizar los servicios y aprovechar los beneficios de las áreas de Interacción de «PREMIERA», debe proporcionar de manera voluntaria y sin restricciones sus datos personales no confidenciales, que incluyen información de identificación como nombre, apellidos, número de identificación, edad, género, teléfono, dirección postal y electrónica, país, ciudad y otros datos requeridos durante el registro o el llenado de formularios.
3. FINALIDAD DEL TRATAMIENTO DE DATOS.
La información tratada por Premier Accounting S.A.S., es y será utilizada exclusivamente con las siguientes finalidades:
- Cumplir con los contratos establecidos con los clientes y otros objetivos definidos por Premier Accounting S.A.S. en línea con su actividad comercial.
- Mantener a los clientes y/o Representantes Legales informados sobre cambios o nuevos productos y servicios ofrecidos por Premier Accounting S.A.S.
- Enviar información comercial, publicitaria o promocional a través de diversos medios de comunicación para promover productos y servicios, así como eventos o promociones comerciales o no comerciales.
- Proporcionar información a entidades autorizadas por la ley, tanto administrativas como judiciales y públicas.
- Realizar campañas de seguimiento, control de calidad, encuestas de satisfacción y actualización de datos.
- Consultar y reportar información financiera y comercial a agencias de calificación crediticia.
- Atender Preguntas, Quejas y Reclamos (PQRs) de los clientes.
4. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN.
«PREMIERA» se compromete a salvaguardar la información de sus usuarios y protegerla contra accesos no autorizados, alteraciones, divulgación o destrucción indebida. Si bien la transmisión de datos por Internet o redes inalámbricas no es infalible, implementamos medidas de seguridad en nuestros sistemas de almacenamiento y procesamiento. Aunque procuramos proteger sus datos personales, no podemos garantizar la seguridad completa de la información que usted nos envía, por lo que lo hace bajo su propio riesgo.
En particular:
Mantenemos controles en nuestros sistemas de información para garantizar la calidad de sus datos y revisamos nuestras prácticas de recopilación y almacenamiento, incluyendo medidas de seguridad físicas, para prevenir accesos no autorizados. Implementamos procedimientos internos para asegurar la efectividad de nuestras medidas de seguridad técnica, aunque no asumimos responsabilidad por intrusiones indebidas o fallos técnicos. Limitamos el acceso a información personal a empleados y contratistas necesarios, obligados a mantener la confidencialidad bajo amenaza de sanciones.
5. ALMACENAMIENTO DE SUS DATOS PERSONALES.
Los datos personales de nuestros clientes y usuarios se almacenan en una base de datos resguardada detrás de un firewall para mayor seguridad. El servidor que aloja la base de datos se encuentra físicamente protegido en un lugar seguro, y únicamente el personal autorizado tiene acceso a él y, por consiguiente, a los datos personales de nuestros clientes y usuarios.
6. RECEPCIÓN DE SU INFORMACIÓN / USO DE SU INFORMACIÓN.
La información privada de los usuarios y clientes se utiliza principalmente para brindar el servicio al que se han registrado. Al registrarse o completar nuestros formularios, solicitamos información básica como nombre, apellidos, ocupación, dirección, teléfono, entre otros. También podemos solicitar información personal al enviar solicitudes de asistencia o reclamos, pero es opcional proporcionarla.
Automáticamente recopilamos información desde su navegador, como la dirección IP y detalles del dispositivo. Registramos las visitas a nuestros sitios web y aplicaciones propiedad de «PREMIERA».
En ocasiones, podemos compartir información personal con terceros que realizan funciones en nuestro nombre, como el procesamiento de pedidos o pagos con tarjeta de crédito. No obstante, estas prácticas de manejo de datos no se aplican cuando la información es requerida por entidades públicas o administrativas en el ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
La información tratada por Premier Accounting S.A.S., es y será utilizada exclusivamente con las siguientes finalidades:
- Cumplir con los contratos establecidos con los clientes y otros objetivos definidos por Premier Accounting S.A.S. en línea con su actividad comercial.
- Mantener a los clientes y/o Representantes Legales informados sobre cambios o nuevos productos y servicios ofrecidos por Premier Accounting S.A.S.
- Enviar información comercial, publicitaria o promocional a través de diversos medios de comunicación para promover productos y servicios, así como eventos o promociones comerciales o no comerciales.
- Proporcionar información a entidades autorizadas por la ley, tanto administrativas como judiciales y públicas.
- Realizar campañas de seguimiento, control de calidad, encuestas de satisfacción y actualización de datos.
- Consultar y reportar información financiera y comercial a agencias de calificación crediticia.
- Atender Preguntas, Quejas y Reclamos (PQRs) de los clientes.
7. EMPLEO DE COOKIES.
«PREMIERA» puede emplear cookies para mejorar la experiencia de navegación de los usuarios, pero estas solo se relacionan con usuarios anónimos y sus computadoras, sin revelar datos personales. Los usuarios pueden configurar sus navegadores para recibir notificaciones y rechazar las cookies de «PREMIERA» sin afectar su acceso a los contenidos.
8. ENLACES.
«PREMIERA» no ejerce control sobre los sitios web vinculados a través de enlaces o hipervínculos en su sitio. «PREMIERA» no asume responsabilidad por los contenidos de estos sitios externos ni garantiza su disponibilidad técnica, calidad, confiabilidad, precisión, integridad, veracidad, validez o legalidad. La inclusión de estos enlaces externos no implica asociación, fusión o participación con las entidades vinculadas.
9. CONOCIMIENTO, ACTUALIZACIÓN Y RECTIFICACIÓN DE INFORMACIÓN PERSONAL DE LOS USUARIOS.
Los clientes y usuarios pueden en cualquier momento solicitar a «PREMIERA», como responsable de los datos personales, información sobre sus datos, actualizarlos, corregirlos, agregar nuevos datos, eliminarlos o retirarlos de la base de datos, excepto cuando el dato sea necesario para el servicio en el que están registrados y deseen mantenerse en él. Si desean ejercer estos derechos, pueden enviar un correo electrónico a gerenciacomercial@premieraccounting.com.co.
10. DERECHOS DE LOS CLIENTES Y/O USUARIOS (1581 DE 2012, ARTÍCULO 8).
Los usuarios tienen los siguientes derechos en relación a sus datos personales, de acuerdo con la Ley 1581 de 2012 y sus normativas asociadas:
- Conocer, actualizar y corregir sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento, según lo establecido en el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012.
- Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento, a menos que esté expresamente exceptuado, de conformidad con el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.
- Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que se ha dado a sus datos personales, según lo estipulado en el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012.
- Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas relacionadas, según el artículo 16 de la misma ley.
- Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales, conforme al artículo 17 de la Ley 1581 de 2012. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución.
- Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento, de acuerdo con el artículo 21 de la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios.
El cliente y/o usuario reconoce y acepta que esta autorización estará en vigor a partir de su aceptación y durante el período en el cual PREMIER ACCOUNTING S.A.S. desarrolle las actividades relacionadas con su objeto social, es decir, de manera indefinida.
12. ATENCIÓN AL CLIENTE.
Para consultas, reclamos, quejas o el ejercicio de los derechos del usuario o cliente, puede contactar a «PREMIERA» a través del correo electrónico gerenciacomercial@premieraccounting.com.co o llamando al teléfono: (57) 322 828 5291 durante el horario de oficina.
Una vez el usuario y/o cliente presente una solicitud de las mencionadas anteriormente, «PREMIERA» responderá en un plazo de hasta diez (10) días hábiles. En cualquier caso, «PREMIERA» se ajustará a los términos establecidos por la ley.
13. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE MIS DATOS.
PREMIER ACCOUNTING S.A.S.
NIT. 901.745.746 – 1
Bogotá – Colombia
Correo electrónico: gerenciacomercial@premieraccounting.com.co
Teléfono: (57) 322 828 5291
PREMIER ACCOUNTING S.A.S. se reserva el derecho de modificar su política de privacidad y tratamiento de datos personales unilateralmente en cualquier momento. Estas modificaciones no afectarán sus derechos sin su consentimiento expreso. Cualquier cambio se publicará en esta página, y las versiones anteriores se conservarán.
Este servicio no está destinado a menores de dieciocho (18) años, por lo que se solicita que los menores se abstengan de registrarse o utilizar el servicio.
14. COMO ACCEDER, RECTIFICAR Y ACTUALIZAR SUS DATOS PERSONALES O SOLICITAR LA SUPRESIÓN DE LOS MISMOS?
Usted tiene el derecho de acceder a sus datos personales, conocer los detalles de su tratamiento, corregirlos si son inexactos, actualizarlos, solicitar su eliminación si son excesivos o innecesarios para los fines originales, y oponerse al tratamiento para fines específicos. Para ejercer estos derechos, puede comunicarse telefónicamente o por escrito a través del correo electrónico gerenciacomercial@premieraccounting.com.co o llamando al teléfono: (57) 322 828 5291 durante el horario de oficina.
14.1. RECLAMOS:
Una vez recibido el reclamo completo, se registrará en nuestra base de datos con la etiqueta «reclamo en trámite» junto con su motivo, en un plazo máximo de dos (2) días hábiles. Esta etiqueta permanecerá hasta que se resuelva el reclamo.
La respuesta al reclamo se realizará en un plazo máximo de quince (15) días hábiles a partir del día siguiente a la fecha de su recepción. Si no es posible atenderlo en este período, se informará al interesado antes del vencimiento, indicando las razones de la demora y la fecha en que se resolverá el reclamo. En ningún caso, esta fecha podrá superar los ocho (8) días hábiles posteriores al vencimiento del primer término.
14.2. CONSULTAS:
Las consultas serán respondidas en un plazo máximo de diez (10) días hábiles a partir de la fecha en que se reciban. Si no es posible responder dentro de este período, se notificará al interesado antes del vencimiento de los diez (10) días, detallando las razones de la demora y estableciendo una nueva fecha para la respuesta. Esta nueva fecha no deberá exceder los cinco (5) días hábiles posteriores al vencimiento del plazo inicial.
MANUAL INTERNO DE POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS EN MATERIA DE PROTECCION DE DATOS PERSONALES.
CAPÍTULO I DISPOCIONES GENERALES
ARTÍCULO 1. LEGISLACIÓN APLICABLE.
Este manual se fundamenta en las disposiciones de los artículos 15 y 20 de la Constitución Política, así como en la Ley 1581 de 2012, que establece las normas generales para la protección de datos personales, y el Decreto 1377 de 2013.
ARTÍCULO 2. ÁMBITO DE APLICACIÓN.
Este manual rige el tratamiento de datos personales por parte de PREMIER ACCOUNTING S.A.S. y sus entidades vinculadas, asociadas, aliadas o empresas controlantes o controladas presentes y futuras.
ARTÍCULO 3. BASES DE DATOS.
Las políticas y procedimientos aquí establecidos se aplican a las bases de datos de cada unidad de negocios, que incluyen, entre otras, las áreas de Editoriales, Suscripciones, Foros, Publicidad, Medios Electrónicos, Distribución, Nómina, Facturación, Cobranzas y Contabilidad. La duración de estas bases de datos coincide con la existencia indefinida de PREMIER ACCOUNTING S.A.S. registrada ante la Cámara de Comercio de Bogotá.
ARTÍCULO 4. OBJETO.
Este manual cumple con lo dispuesto en el literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, que establece los deberes de los responsables del tratamiento de datos personales, incluyendo la adopción de un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el cumplimiento de la ley, especialmente en la atención de consultas y reclamos. Además, tiene como propósito regular la recolección, manejo y tratamiento de datos personales por parte de PREMIER ACCOUNTING S.A.S. para proteger el derecho fundamental de habeas data en conformidad con la mencionada ley.
ARTÍCULO 5. DEFINICIONES.
Con el fin de aplicar las normas establecidas en este manual y conforme al artículo 3 de la Ley 1581 de 2012, se definen los siguientes términos:
- Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
- Aviso de privacidad: Documento físico, electrónico u otro formato generado por el Responsable que se pone a disposición del Titular para el tratamiento de sus datos personales. En el Aviso de Privacidad se comunica al Titular la información sobre las políticas de tratamiento de datos, cómo acceder a ellas y las características del tratamiento previsto.
- Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales sujetos a Tratamiento.
- Dato personal: Cualquier información relacionada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales identificables o identificadas.
- Dato privado: Información íntima o reservada relevante solo para el Titular.
- Datos sensibles: Datos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede resultar en discriminación, incluyendo origen racial o étnico, orientación política, creencias religiosas o filosóficas, membresía en sindicatos, organizaciones sociales o de derechos humanos, así como datos sobre salud, vida sexual y biométricos.
- Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica que realiza el Tratamiento de datos personales en nombre del responsable del Tratamiento.
- Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica que decide sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos personales.
- Titular: Persona natural cuyos datos personales están sujetos a Tratamiento.
- Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones en datos personales, incluyendo la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de los mismos.
ARTÍCULO 6. PRINCIPIOS.
Los principios que se enuncian a continuación son las pautas generales que PREMIER ACCOUNTING S.A.S. seguirá en la recolección, uso y tratamiento de datos personales.
- Principio de finalidad: El Tratamiento de datos personales por parte de PREMIER ACCOUNTING S.A.S. debe tener una finalidad legítima, y esta debe ser comunicada al Titular.
- Principio de libertad: El Tratamiento solo se puede llevar a cabo con el consentimiento previo, expreso e informado del Titular. No se pueden obtener o divulgar datos personales sin autorización, a menos que exista un mandato legal o judicial que lo permita.
- Principio de veracidad o calidad: Los datos sujetos a Tratamiento deben ser veraces, completos, precisos, actualizados, comprobables y comprensibles. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fragmentados o que puedan inducir a error.
- Principio de transparencia: El Titular tiene derecho a obtener información de PREMIER ACCOUNTING S.A.S. en cualquier momento y sin restricciones sobre la existencia de datos relacionados con él.
- Principio de acceso y circulación restringida: Los datos personales, a excepción de la información pública, no pueden estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación masiva, a menos que el acceso sea técnicamente controlable para restringir el conocimiento solo a los Titulares o terceros autorizados.
- Principio de seguridad: La información sometida a Tratamiento debe ser protegida mediante medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para prevenir la alteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
- Principio de confidencialidad: Todas las personas involucradas en el Tratamiento de datos personales deben garantizar la confidencialidad de la información, incluso después de finalizar su relación con las actividades relacionadas con el Tratamiento.
CAPÍTULO II AUTORIZACIÓN
ARTÍCULO 7. AUTORIZACIÓN.
La recolección, almacenamiento, uso, circulación o eliminación de datos personales por parte de PREMIER ACCOUNTING S.A.S. requiere el consentimiento libre, previo, expreso e informado del titular de los datos. PREMIER ACCOUNTING S.A.S., en calidad de responsable del tratamiento de datos personales, ha establecido los mecanismos necesarios para obtener dicha autorización, asegurando que sea posible verificar su otorgamiento.
ARTÍCULO 8. FORMA Y MECANISMOS PARA OTORGAR LA AUTORIZACIÓN.
La autorización puede ser registrada en un documento físico, electrónico u otro formato que permita su posterior consulta. PREMIER ACCOUNTING S.A.S. proporcionará al titular la autorización antes de llevar a cabo el tratamiento de sus datos personales, de acuerdo con lo establecido en la Ley 1581 de 2012.
Mediante el proceso de autorización consentida, se garantiza que el titular haya sido informado de la recolección y uso de sus datos personales con fines específicos y conocidos. Además, se le ofrece la oportunidad de conocer cualquier modificación a sus datos y el uso particular que se hará de ellos. La autorización es una declaración que proporciona al titular de los datos personales:
Quién recopila (responsable o encargado)
Qué recopila (datos que se recaban)
Para qué recoge los datos (las finalidades del tratamiento)
Cómo ejercer derechos de acceso, corrección, actualización o supresión de los datos personales suministrados
Si se recopilan datos sensibles
ARTÍCULO 9. PRUEBA DE LA AUTORIZACIÓN.
PREMIER ACCOUNTING S.A.S. tomará las medidas necesarias para mantener registros que demuestren cuándo y cómo se obtuvo la autorización por parte de los titulares de datos personales para su tratamiento.
ARTÍCULO 10. AVISO DE PRIVACIDAD.
El Aviso de Privacidad es el documento, ya sea físico, electrónico o en otro formato, que se pone a disposición del Titular para informarle sobre las políticas de tratamiento de información aplicables, cómo acceder a ellas y las características del tratamiento de sus datos personales.
ARTÍCULO 11. CONTENIDO MÍNIMO DEL AVISO DE PRIVACIDAD.
El Aviso de Privacidad, como mínimo, deberá contener la siguiente información:
- La identidad, domicilio y datos de contacto del Responsable del Tratamiento;
- El tipo de tratamiento al cual serán sometidos los datos y la finalidad del mismo, y
- Los mecanismos generales dispuestos por el Responsable para que el Titular conozca la política de tratamiento de la información y los cambios sustanciales que se produzcan en ella. En todos los casos, debe informar al titular cómo acceder o consultar la política de tratamiento de información.
- Los derechos que le asisten al titular.
ARTÍCULO 12. AVISO DE PRIVACIDAD Y LAS POLÍTICAS DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN.
REMIER ACCOUNTING S.A.S. mantendrá el formato del aviso de privacidad que se proporcionó a los Titulares mientras se realice el tratamiento de datos personales y existan obligaciones derivadas de este proceso. Para conservar este formato, PREMIER ACCOUNTING S.A.S. podrá utilizar medios tecnológicos, electrónicos u otras tecnologías disponibles.
CAPITULO III DERECHOS Y DEBERES
ARTÍCULO 13. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN.
De acuerdo con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el titular de los datos personales posee los siguientes derechos:
- Conocer, actualizar y rectificar: El titular de datos personales tiene el derecho de conocer la información que se tiene sobre él, así como de actualizar o corregir sus datos si son inexactos o desactualizados.
- Solicitar prueba de autorización: El titular puede solicitar pruebas que demuestren que otorgó su autorización para el tratamiento de sus datos personales.
- Ser informado: El titular tiene derecho a solicitar información sobre cómo se están utilizando sus datos personales por parte de PREMIER ACCOUNTING S.A.S.
- Presentar quejas: En caso de considerar que se ha infringido la Ley 1581 de 2012, el titular puede presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio, luego de haber agotado los procedimientos de consulta o reclamo ante el Responsable del Tratamiento.
- Revocar la autorización: El titular puede revocar la autorización que haya otorgado para el tratamiento de sus datos personales en caso de que no se respeten los principios, derechos y garantías legales.
- Acceder a los datos: El titular tiene derecho a acceder de forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento por parte de PREMIER ACCOUNTING S.A.S.
ARTÍCULO 14. DEBERES DEL DIARIO EN RELACIÓN CON EL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES.
PREMIER ACCOUNTING S.A.S. reconoce que los datos personales pertenecen a los individuos a los que se refieren y que solo estos tienen el derecho de tomar decisiones sobre dichos datos. La empresa utilizará estos datos únicamente para los fines para los que esté debidamente facultada y siempre en estricto cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 sobre protección de datos personales.
De conformidad con lo establecido en el artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 PREMIER ACCOUNTING S.A.S. se compromete a cumplir en forma permanente con los siguientes deberes en lo relacionado con en el tratamiento de datos personales:
- Garantizar el pleno ejercicio del derecho de hábeas data por parte del Titular en todo momento.
- Mantener la información bajo condiciones de seguridad adecuadas para prevenir alteraciones, pérdidas, consultas, usos o accesos no autorizados o fraudulentos.
- Realizar de manera oportuna la actualización, rectificación o supresión de los datos, de acuerdo con lo establecido en los artículos 14 y 15 de la Ley 1581 de 2012.
- Procesar las consultas y reclamos presentados por los Titulares siguiendo las pautas establecidas en el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012.
- Incluir en la base de datos la leyenda «información en discusión judicial» cuando así lo notifique la autoridad competente en casos relacionados con la calidad o detalles de los datos personales.
- No circular información que esté siendo objeto de controversia por parte del Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
- Limitar el acceso a la información únicamente a las personas autorizadas para ello.
- Notificar a la Superintendencia de Industria y Comercio en caso de violaciones a los códigos de seguridad o riesgos en la administración de la información de los Titulares.
- Cumplir con las instrucciones y requerimientos impartidos por la Superintendencia de Industria y Comercio en relación con el tratamiento de datos personales.
CAPÍTULO IV PROCEDIMIENTOS DE ACCESO, CONSULTA Y RECLAMACIÓN
ARTÍCULO 15. DERECHO DE ACCESO.
El artículo 15 establece el derecho de acceso de los titulares a sus datos personales y la obligación de PREMIER ACCOUNTING S.A.S. de garantizar este derecho de la siguiente manera:
- El titular tiene derecho a conocer si sus datos personales están siendo tratados.
- El titular tiene derecho a acceder a sus datos personales que están en posesión de PREMIER ACCOUNTING S.A.S.
- El titular tiene derecho a conocer las circunstancias esenciales del tratamiento de sus datos, lo que implica que PREMIER ACCOUNTING S.A.S. debe informar al titular sobre el tipo de datos tratados y las finalidades del tratamiento.
Además, PREMIER ACCOUNTING S.A.S. deberá ofrecer este acceso de manera gratuita, previa acreditación de la identidad del titular o su representante legal. Este acceso deberá ser proporcionado a través de medios electrónicos que permitan al titular acceder directamente a sus datos. El acceso deberá ofrecerse sin límite de tiempo y permitir al titular conocer y actualizar sus datos en línea.
ARTÍCULO 16 CONSULTAS.
Los titulares o sus causahabientes tienen derecho a consultar la información personal que reposa en cualquier base de datos de PREMIER ACCOUNTING S.A.S. Para garantizar este derecho, la empresa debe:
- Habilitar medios de comunicación electrónica u otros pertinentes para la atención de solicitudes de consulta.
- Establecer formularios, sistemas y otros métodos simplificados para la consulta, que deben ser informados en el aviso de privacidad.
- Utilizar los servicios de atención al cliente o de reclamaciones para la atención de solicitudes de consulta.
PREMIER ACCOUNTING S.A.S. debe atender las solicitudes de consulta en un plazo máximo de diez (10) días hábiles a partir de la fecha de su recibo. Si no es posible atender la consulta dentro de este plazo, se debe informar al interesado antes del vencimiento de los diez (10) días, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá la consulta. En ningún caso, esta fecha podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.
ARTÍCULO 17. RECLAMOS.
Los titulares o sus causahabientes pueden presentar un reclamo ante el Responsable del Tratamiento cuando consideren que la información en una base de datos debe ser corregida, actualizada, suprimida o cuando adviertan el presunto incumplimiento de los deberes establecidos en la Ley 1581 de 2012. El procedimiento para los reclamos es el siguiente:
- El reclamo debe presentarse utilizando los formatos proporcionados por PREMIER ACCOUNTING S.A.S. en su página web.
- Si el reclamo no cuenta con la información completa necesaria para su trámite, PREMIER ACCOUNTING S.A.S. requerirá al interesado para que subsane las fallas dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción. Si el solicitante no presenta la información requerida en un plazo de dos (2) meses, se entenderá que ha desistido del reclamo.
- Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos de PREMIER ACCOUNTING S.A.S. una leyenda que diga «reclamo en trámite» y el motivo del mismo, en un plazo no mayor a dos (2) días hábiles. Esta leyenda debe mantenerse hasta que se decida el reclamo.
- El término máximo para atender el reclamo es de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Si no es posible atenderlo en este plazo, se debe informar al interesado antes del vencimiento, explicando los motivos de la demora y señalando una fecha de atención que no puede superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
ARTÍCULO 18. IMPLEMENTACIÓN DE PROCEDIMIENTOS PARA GARANTIZAR EL DERECHO A PRESENTAR RECLAMOS.
El titular o su representante tiene el derecho de solicitar en cualquier momento y de forma gratuita a PREMIER ACCOUNTING S.A.S. la rectificación, actualización o supresión de sus datos personales, siempre y cuando acredite su identidad. Estos derechos se pueden ejercer de las siguientes maneras:
El titular o sus causahabientes pueden ejercer estos derechos previa acreditación de su identidad. Esto se puede hacer a través de instrumentos electrónicos que permitan la identificación o por medio de su representante, siempre que este último acredite su calidad de representante legal.
Si la solicitud de rectificación, actualización o supresión de datos personales es formulada por una persona distinta al titular y no se acredita que actúa en representación de este último, la solicitud se considerará no presentada.
La solicitud de rectificación, actualización o supresión debe ser presentada utilizando los medios habilitados por PREMIER ACCOUNTING S.A.S., los cuales deben estar indicados en el aviso de privacidad. Además, la solicitud debe contener como mínimo la siguiente información:
- El nombre y domicilio del titular o cualquier otro medio para recibir la respuesta por parte de PREMIER ACCOUNTING S.A.S.
- Los documentos que acrediten la identidad del titular o, en su caso, la personalidad de su representante legal. Esto puede incluir una copia del documento de identidad del titular o los documentos legales que demuestren la representación legal, como un poder notarial.
- Una descripción clara y precisa de los datos personales sobre los cuales el titular busca ejercer alguno de los derechos, ya sea rectificación, actualización o supresión. Es importante proporcionar información detallada para que PREMIER ACCOUNTING S.A.S. pueda identificar los datos en cuestión.
- En caso necesario, cualquier otro elemento o documento que facilite la localización de los datos personales en cuestión. Esto podría incluir detalles adicionales que ayuden a PREMIER ACCOUNTING S.A.S. a ubicar y procesar la solicitud de manera eficaz.
Parágrafo 1. RECTIFICACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE DATOS. PREMIER ACCOUNTING S.A.S. tiene la obligación de rectificar y actualizar a solicitud del titular, la información de éste que resulte ser incompleta o inexacta, de conformidad con el procedimiento y los términos arriba señalados. Al respecto se tendrá en cuenta lo siguiente:
En las solicitudes de rectificación y actualización de datos personales, el titular debe indicar las correcciones a realizar y aportar la documentación que avale su petición. PREMIER ACCOUNTING S.A.S. tiene plena libertad de habilitar mecanismos que le faciliten el ejercicio de este derecho, siempre y cuando éstos beneficien al titular. En consecuencia, se podrán habilitar medios electrónicos u otros que considere pertinentes. PREMIER ACCOUNTING S.A.S. podrá establecer formularios, sistemas y otros métodos simplificados, mismos que deben ser informados en el aviso de privacidad y que se pondrán a disposición de los interesados en la página web. PREMIER ACCOUNTING S.A.S. utilizará los servicios de atención o servicio al cliente que tiene en operación, siempre y cuando los plazos de respuesta no sean mayores a los señalados por el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012. Cada vez que PREMIER ACCOUNTING S.A.S. ponga a disposición una herramienta nueva para facilitar el ejercicio de sus derechos por parte de los titulares de información o modifique las existentes, lo informará a través de su página web.
Parágrafo 2. SUPRESIÓN DE DATOS. El titular tiene el derecho, en todo momento, a solicitar a PREMIER ACCOUNTING S.A.S. la supresión (eliminación) de sus datos personales cuando:
Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la Ley 1581 de 2012.
Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recabados.
Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recabados.
Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por PREMIER ACCOUNTING S.A.S. Es importante tener en cuenta que el derecho de cancelación no es absoluto y el responsable puede negar el ejercicio del mismo cuando:
La solicitud de supresión de la información no procederá cuando el titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos. La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas. Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular.
En caso de resultar procedente la cancelación de los datos personales, PREMIER ACCOUNTING S.A.S. debe realizar operativamente la supresión de tal manera que la eliminación no permita la recuperación de la información.
ARTÍCULO 19. REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN.
Los titulares de los datos personales pueden revocar el consentimiento al tratamiento de sus datos personales en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida una disposición legal. Para ello, PREMIER ACCOUNTING S.A.S. deberá establecer mecanismos sencillos y gratuitos que permitan al titular revocar su consentimiento, al menos por el mismo medio por el que lo otorgó.
Se deberá tener en cuenta que existen dos modalidades en las que la revocación del consentimiento puede darse. La primera, puede ser sobre la totalidad de las finalidades consentidas, esto es, que PREMIER ACCOUNTING S.A.S. deba dejar de tratar por completo los datos del titular; la segunda, puede ocurrir sobre tipos de tratamiento determinados, como por ejemplo para fines publicitarios o de estudios de mercado. Con la segunda modalidad, esto es, la revocación parcial del consentimiento, se mantienen a salvo otros fines del tratamientos que el responsable, de conformidad con la autorización otorgada, puede llevar a cabo y con los que el titular está de acuerdo.
Por lo anterior, será necesario que el titular, al momento de elevar la solicitud de revocatoria de consentimiento a PREMIER ACCOUNTING S.A.S., indique en ésta si la revocación que pretende realizar es total o parcial. En la segunda hipótesis, se deberá indicar con cuál tratamiento el titular no está conforme.
Habrá casos en que el consentimiento, por su carácter necesario en la relación entre titular y responsable para el cumplimiento de un contrato o por disposición legal, no podrá ser revocado.
Los mecanismos o procedimientos que PREMIER ACCOUNTING S.A.S. establezca para atender las solicitudes de revocatoria del consentimiento no podrán exceder los plazos previstos para atender las reclamaciones, conforme se señala en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012.
CAPITULO V SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN.
ARTÍCULO 20. MEDIDAS DE SEGURIDAD.
En desarrollo del principio de seguridad establecido en la Ley 1581 de 2012, PREMIER ACCOUNTING S.A.S. adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para garantizar la seguridad de los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
ARTÍCULO 21. IMPLEMENTACIÓN DE LAS MEDIDAS DE SEGURIDAD.
PREMIER ACCOUNTING S.A.S. mantendrá protocolos de seguridad de obligatorio cumplimiento para el personal con acceso a los datos de carácter personal y a los sistemas de información. Estos protocolos de seguridad deben abordar, como mínimo, los siguientes aspectos:
El procedimiento de seguridad de PREMIER ACCOUNTING S.A.S. deberá contener los siguientes elementos con una especificación detallada de los recursos protegidos y demás aspectos necesarios:
- Ámbito de Aplicación: Debe establecer claramente en qué ámbitos y situaciones se aplicará el procedimiento, detallando los recursos y sistemas protegidos.
- Medidas de Seguridad: Especificación detallada de las medidas, normas, procedimientos, reglas y estándares de seguridad que se implementarán para cumplir con los requisitos de seguridad establecidos en la Ley 1581 de 2012.
- Funciones y Obligaciones del Personal: Descripción de las funciones y responsabilidades del personal en relación con la seguridad de los datos personales.
- Estructura de Bases de Datos y Sistemas de Información: Descripción detallada de la estructura de las bases de datos de carácter personal y de los sistemas de información que las gestionan.
- Gestión de Incidencias: Procedimiento de notificación, gestión y respuesta ante incidentes de seguridad, como fugas de datos o accesos no autorizados.
- Copias de Respaldo y Recuperación de Datos: Descripción de los procedimientos para realizar copias de seguridad de los datos y su recuperación en caso de pérdida.
- Controles Periódicos: Especificación de los controles y auditorías periódicas que se llevarán a cabo para verificar el cumplimiento de las medidas de seguridad.
- Transporte, Desecho y Reutilización: Medidas a adoptar cuando un soporte o documento que contiene datos personales vaya a ser transportado, desechado o reutilizado, con el fin de garantizar la seguridad de la información.
- Actualización y Revisión: Compromiso de mantener el procedimiento actualizado en todo momento y de revisarlo siempre que se produzcan cambios relevantes en el sistema de información o en la organización.
- Conformidad con Disposiciones Vigentes: Garantizar que el contenido del procedimiento se ajuste en todo momento a las disposiciones legales vigentes en materia de seguridad de los datos personales.
CAPÍTULO VI DISPOSICIONES FINALES.
ARTÍCULO 22.
PREMIER ACCOUNTING S.A.S. designa a su Servicio al Cliente, además de otras funciones, para cumplir con la función de protección de datos personales y para dar trámite a las solicitudes de los titulares en relación con el ejercicio de los derechos de acceso, consulta, rectificación, actualización, supresión y revocatoria establecidos en la Ley 1581 de 2012.
ARTÍCULO 23. VIGENCIA.
El presente manual entrará en vigencia a partir del 01 de agosto de 2023, con un límite indefinido o si así aplicara modificaciones, ajustes, o reemplazo del mismo.