Gastos de viáticos – Consejo de Estado Sentencia 27593

En una reciente decisión del Consejo de Estado, se abordó la controversia en torno al rechazo de deducciones fiscales solicitadas por un contribuyente en relación con viáticos y otros gastos operativos. Este fallo destaca la importancia de documentar adecuadamente los gastos para demostrar su relación directa con la actividad productora de renta, conforme al artículo 107 del Estatuto Tributario (ET). A continuación, exploramos los detalles del caso y las implicaciones de este fallo para las empresas.

El caso en disputa: viáticos rechazados por la DIAN

El caso giró en torno a la empresa Hotelería Internacional S.A., la cual incluyó en su declaración del impuesto sobre la renta de 2012 diversos gastos, entre ellos viáticos y reembolsos de viajes, por un valor de $12.917.822. La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) rechazó estos gastos al considerar que no cumplían con los requisitos de causalidad y necesidad exigidos por la normativa tributaria.

El contribuyente argumentó que estos gastos estaban relacionados con la participación del gerente de la sucursal en reuniones directivas organizadas por la casa matriz en el exterior. Sin embargo, el Consejo de Estado determinó que los soportes aportados no lograron demostrar la relación entre los gastos y las actividades productoras de renta de la empresa.

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Requisitos legales de deducción según el Estatuto Tributario

El artículo 107 del ET establece que los gastos pueden ser deducibles siempre que cumplan con los principios de:

1. Causalidad: Deben estar vinculados directamente con la actividad generadora de ingresos.
2. Necesidad: Han de ser indispensables o beneficiosos para la actividad productiva.
3. Proporcionalidad: Los montos deben ser razonables y habituales en el contexto de la actividad económica del contribuyente.

En este caso, el Consejo de Estado señaló que, aunque el contribuyente presentó documentos como facturas equivalentes y justificantes de pagos, no se logró acreditar que los gastos tenían relación directa con los propósitos laborales invocados​.

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El rol de la DIAN y el Consejo de Estado en este caso

La DIAN argumentó que los documentos aportados carecían de claridad sobre el propósito de los viajes y su conexión con las reuniones directivas de la casa matriz. Este vacío fue señalado como la razón principal para el rechazo de los viáticos como deducción válida.

En el fallo, el Consejo de Estado respaldó esta posición, enfatizando que “la simple manifestación de que un gasto corresponde a un viaje para atender asuntos de la compañía no es suficiente para acreditar su necesidad y causalidad”​.

Adicionalmente, se destacó que los gastos operativos, como viáticos y reembolsos, requieren pruebas sólidas que evidencien su vínculo con la actividad empresarial.

Documentación insuficiente y su impacto en la decisión

El contribuyente presentó, entre otros documentos, minutas de reuniones y correos electrónicos relacionados con los gastos. No obstante, estos no fueron considerados suficientes para demostrar el cumplimiento de los requisitos fiscales. Según el fallo, “los documentos no permitían establecer con certeza que los gastos estuvieran relacionados directamente con las juntas directivas ni con decisiones estratégicas de la casa matriz”​.

Además, se evidenció que algunos registros, como los itinerarios de los viajes, no coincidían con las fechas de las reuniones alegadas. Esto generó dudas adicionales sobre la veracidad de los soportes presentados.

Implicaciones del fallo para los contribuyentes

El fallo subraya la necesidad de un control riguroso en la preparación de la documentación fiscal. Para evitar problemas similares, las empresas deben:

• Asegurar una trazabilidad clara: Los documentos deben demostrar inequívocamente la relación de los gastos con actividades productoras de renta.
• Conservar soportes idóneos: Las facturas, contratos y reportes deben cumplir con los requisitos del artículo 771-2 del ET.
• Documentar los propósitos específicos: Los viajes y viáticos deben justificarse con detalles como agendas, minutas y resultados de las reuniones.

Este caso no solo refuerza la importancia de cumplir estrictamente con los requisitos legales, sino que también invita a las empresas a adoptar prácticas más rigurosas en la planeación y gestión de sus gastos deducibles.

Ante un panorama fiscal cada vez más exigente, contar con un soporte documental sólido y ajustado a la normativa tributaria será fundamental para evitar litigios y sanciones.

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Autor: Premier accounting

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